Configurer une imprimante multifonction Ricoh

Numérisation vers e-mail sur les multifonctions Ricoh, depuis l'interface web Web Image Monitor.

Configurez les imprimantes multifonctions Ricoh depuis Web Image Monitor. Les noms et le fonctionnement de l'option SSL varient selon la génération : consultez le manuel du modèle sans déduire le port du seul nom « SSL ».

Avant de commencer

Connectez votre boîte aux lettres Microsoft 365 à smtp365, puis créez un identifiant dédié dans le tableau de bord et conservez son nom d'utilisateur et son mot de passe. Utilisez ces données, pas votre mot de passe Microsoft 365.

Utilisez l'adresse d'expédition configurée pour l'identifiant : celle de la boîte aux lettres connectée ou d'une boîte aux lettres partagée vérifiée par un message de test. Toute autre adresse est refusée.

Trouvez l'adresse IP de l'imprimante et ses données de connexion administrateur. Vérifiez que le modèle permet la numérisation vers e-mail via SMTP.

Paramètres

Ouvrez l'adresse IP de l'imprimante dans un navigateur et connectez-vous avec un compte administrateur autorisé à modifier les paramètres réseau et d'envoi.
Ouvrez la configuration depuis la gestion du périphérique, puis les paramètres e-mail du périphérique. Dans l'interface anglaise, le chemin est Device Management > Configuration, puis Email dans Device Settings.
Saisissez mail.smtp365.it comme serveur SMTP et 587 comme port. Activez la connexion sécurisée : choisissez STARTTLS si l'option est explicite. S'il n'y a qu'un interrupteur SSL, consultez le manuel : les modèles récents peuvent prendre en charge STARTTLS sur 587 ; sur ceux qui ne gèrent que TLS implicite, utilisez 465. Vérifiez à nouveau le port après ce changement.
Activez l'authentification SMTP avec le nom d'utilisateur et le mot de passe de l'identifiant smtp365. Si une adresse e-mail d'authentification est demandée, indiquez l'expéditeur autorisé. Laissez le chiffrement de l'authentification sur Auto, si proposé : il est distinct du chiffrement de la connexion. Ne choisissez pas OAuth2 pour Exchange Online.
Définissez l'adresse e-mail de l'administrateur sur l'expéditeur autorisé. Pour l'utiliser pour les numérisations sans choisir un expéditeur à chaque fois, activez la sélection automatique de l'expéditeur. Si vous le choisissez dans le carnet d'adresses, utilisez la même adresse et vérifiez que l'authentification utilise les données SMTP configurées.
Enregistrez les modifications.

Test

Envoyez un document numérisé à votre adresse et consultez le journal des envois dans le tableau de bord smtp365. Un test de connexion réussi ne confirme pas la remise du document.

Si l'appareil affiche une erreur

Beaucoup d'appareils affichent le code renvoyé par le serveur. Vous le retrouvez aussi dans le journal des envois du tableau de bord, à côté du message.

535

Identifiants non valides

Utilisateur ou mot de passe erroné, ou identifiant désactivé. Recopiez l'utilisateur et le mot de passe depuis le tableau de bord : si vous n'avez plus le mot de passe, générez-en un nouveau. Si vous utilisez le port 25, vérifiez qu'il est activé pour cet identifiant.

553

Expéditeur non autorisé

Chaque identifiant ne peut envoyer qu'avec sa propre adresse. Dans l'appareil, indiquez comme expéditeur l'adresse de la boîte aux lettres connectée, ou celle de la boîte aux lettres partagée que vous avez vérifiée.

454

Boîte aux lettres à reconnecter

Microsoft a demandé une nouvelle connexion, par exemple après un changement de mot de passe. Ouvrez le tableau de bord et reconnectez la boîte aux lettres : les identifiants des appareils restent les mêmes.

451

Limite atteinte, réessayez plus tard

Microsoft 365 ou la limite de l'identifiant a ralenti les envois pendant quelques minutes. Presque tous les appareils réessaient d'eux-mêmes. Si cela se répète, consultez le journal pour voir qui envoie autant.

552

Message trop volumineux

Le message dépasse la limite de la boîte aux lettres, en général 35 Mo. Baissez la résolution ou changez le format de numérisation, ou répartissez l'envoi en plusieurs messages.

550

Envoi refusé

Le quota mensuel est épuisé, l'abonnement n'est pas actif ou Microsoft 365 a refusé l'expéditeur. Le texte qui accompagne le code indique le cas : si ce n'est pas clair, écrivez-nous.

L'appareil n'arrive pas du tout à joindre le serveur ? Vérifiez que le pare-feu du bureau laisse sortir le port choisi et que l'appareil prend en charge les connexions chiffrées : certains modèles très anciens ont besoin d'une mise à jour du firmware.