Ricoh-Multifunktionsdrucker einrichten

Scans per E-Mail auf Ricoh-Multifunktionsdruckern, über die Weboberfläche Web Image Monitor.

Richten Sie Ricoh-Multifunktionsdrucker über Web Image Monitor ein. Bezeichnungen und Verhalten der SSL-Option unterscheiden sich zwischen Generationen. Prüfen Sie das Handbuch des Modells, statt allein aus „SSL“ auf den Port zu schließen.

Bevor Sie beginnen

Verbinden Sie Ihr Postfach bei Microsoft 365 mit smtp365. Legen Sie dann im Dashboard eigene Zugangsdaten an und bewahren Sie Benutzername und Passwort auf. Verwenden Sie diese Daten, nicht Ihr Passwort für Microsoft 365.

Verwenden Sie die für die Zugangsdaten konfigurierte Absenderadresse: die des verbundenen Postfachs oder eines mit einer Testnachricht verifizierten freigegebenen Postfachs. Andere Adressen werden abgelehnt.

Ermitteln Sie die IP-Adresse des Druckers und seine Administrator-Zugangsdaten. Prüfen Sie, ob das Modell Scans per SMTP als E-Mail versenden kann.

Einstellungen

Öffnen Sie die IP-Adresse des Druckers im Browser und melden Sie sich als Administrator mit Berechtigung zum Ändern der Netzwerk- und Sendeeinstellungen an.
Öffnen Sie die Konfiguration über die Geräteverwaltung und dann die E-Mail-Einstellungen des Geräts. In der englischen Oberfläche lautet der Pfad Device Management > Configuration, dann Email unter Device Settings.
Geben Sie mail.smtp365.it als SMTP-Server und 587 als Port ein. Aktivieren Sie die sichere Verbindung und wählen Sie STARTTLS, falls ausdrücklich angeboten. Gibt es nur einen SSL-Schalter, prüfen Sie das Handbuch: Aktuelle Modelle können STARTTLS auf 587 unterstützen; bei Modellen mit ausschließlich implizitem TLS verwenden Sie 465. Prüfen Sie den Port nach der Änderung erneut.
Aktivieren Sie die SMTP-Authentifizierung mit Benutzername und Passwort der smtp365-Zugangsdaten. Wird eine E-Mail-Adresse für die Authentifizierung verlangt, tragen Sie den autorisierten Absender ein. Lassen Sie die Authentifizierungsverschlüsselung, falls vorhanden, auf Auto: Sie ist von der Verbindungsverschlüsselung getrennt. Wählen Sie nicht OAuth2 für Exchange Online.
Verwenden Sie den autorisierten Absender als Administrator-E-Mail-Adresse. Um ihn für Scans ohne erneute Auswahl zu nutzen, aktivieren Sie die automatische Absenderauswahl. Wenn Sie den Absender aus dem Adressbuch auswählen, verwenden Sie dieselbe Adresse und stellen Sie sicher, dass die Authentifizierung die konfigurierten SMTP-Daten nutzt.
Speichern Sie die Änderungen.

Test

Senden Sie einen Scan an Ihre eigene Adresse und prüfen Sie das Versandprotokoll im smtp365-Dashboard. Ein erfolgreicher Verbindungstest bestätigt noch nicht die Zustellung eines Scans.

Wenn das Gerät einen Fehler meldet

Viele Geräte zeigen den Code an, den sie vom Server erhalten haben. Sie finden ihn auch im Versandprotokoll im Dashboard, neben der jeweiligen Nachricht.

535

Ungültige Zugangsdaten

Benutzer oder Passwort falsch, oder die Zugangsdaten wurden deaktiviert. Kopieren Sie Benutzer und Passwort erneut aus dem Dashboard. Wenn Sie das Passwort nicht mehr haben, erzeugen Sie ein neues. Bei Port 25 prüfen Sie, ob er für diese Zugangsdaten freigeschaltet ist.

553

Absender nicht erlaubt

Alle Zugangsdaten dürfen nur mit ihrer eigenen Adresse senden. Stellen Sie am Gerät als Absender die Adresse des verbundenen Postfachs ein oder die des freigegebenen Postfachs, das Sie bestätigt haben.

454

Postfach muss neu verbunden werden

Microsoft verlangt eine erneute Anmeldung, zum Beispiel nach einer Passwortänderung. Öffnen Sie das Dashboard und verbinden Sie das Postfach erneut. Die Zugangsdaten der Geräte bleiben gleich.

451

Limit erreicht, später erneut versuchen

Microsoft 365 oder das Limit der Zugangsdaten hat den Versand für ein paar Minuten gebremst. Fast alle Geräte versuchen es von selbst erneut. Passiert das öfter, sehen Sie im Protokoll nach, wer so viel sendet.

552

Nachricht zu groß

Die Nachricht überschreitet das Limit des Postfachs, meist 35 MB. Verringern Sie Auflösung oder Format des Scans oder teilen Sie ihn auf mehrere Sendungen auf.

550

Versand abgelehnt

Das monatliche Kontingent ist aufgebraucht, das Abo ist nicht aktiv oder Microsoft 365 hat den Absender abgelehnt. Der Text neben dem Code sagt, was zutrifft. Wenn es unklar ist, schreiben Sie uns.

Das Gerät erreicht den Server überhaupt nicht? Prüfen Sie, ob die Firewall im Büro den gewählten Port nach außen durchlässt und ob das Gerät verschlüsselte Verbindungen unterstützt. Manche sehr alte Modelle brauchen dafür ein Firmware-Update.