Configurar una impresora multifunción Ricoh

Escaneo a correo en impresoras multifunción Ricoh, desde la interfaz web Web Image Monitor.

Configura las impresoras multifunción Ricoh desde Web Image Monitor. Los nombres y el comportamiento de la opción SSL cambian entre generaciones: consulta el manual del modelo sin deducir el puerto solo del nombre «SSL».

Antes de empezar

Conecta tu buzón de Microsoft 365 a smtp365, crea una credencial dedicada en el panel y guarda su usuario y contraseña. Usa estos datos, no tu contraseña de Microsoft 365.

Usa la dirección de remitente configurada para la credencial: la del buzón conectado o la de un buzón compartido verificado con un mensaje de prueba. Cualquier otra dirección se rechaza.

Busca la dirección IP de la impresora y sus datos de acceso de administrador. Comprueba que el modelo permite escanear a correo electrónico mediante SMTP.

Configuración

Abre la dirección IP de la impresora en el navegador e inicia sesión como administrador con permiso para cambiar los ajustes de red y envío.
Abre la configuración desde la gestión del dispositivo y después los ajustes de correo electrónico del dispositivo. En la interfaz en inglés, la ruta es Device Management > Configuration y después Email en Device Settings.
Introduce mail.smtp365.it como servidor SMTP y 587 como puerto. Activa la conexión segura: elige STARTTLS si aparece explícitamente. Si solo hay un interruptor SSL, consulta el manual: los modelos recientes pueden admitir STARTTLS en 587; en los que solo admiten TLS implícito, usa 465. Vuelve a comprobar el puerto después de cambiar la opción.
Activa la autenticación SMTP con el usuario y la contraseña de la credencial de smtp365. Si se pide una dirección de correo de autenticación, introduce el remitente autorizado. Deja el cifrado de autenticación en Auto, si aparece: es distinto del cifrado de la conexión. No elijas OAuth2 para Exchange Online.
Pon el remitente autorizado como dirección de correo del administrador. Para usarlo en los escaneos sin elegir un remitente cada vez, activa la selección automática del remitente. Si lo eliges en la libreta de direcciones, usa la misma dirección y comprueba que la autenticación use los datos SMTP configurados.
Guarda los cambios.

Prueba

Envía un documento escaneado a tu dirección y revisa el registro de envíos en el panel de smtp365. Una prueba de conexión correcta no confirma la entrega del documento.

Si el dispositivo muestra un error

Muchos dispositivos muestran el código que han recibido del servidor. También lo encontrarás en el registro de envíos del panel, junto al mensaje.

535

Credenciales no válidas

Usuario o contraseña incorrectos, o la credencial está desactivada. Vuelve a copiar el usuario y la contraseña desde el panel: si ya no tienes la contraseña, genera una nueva. Si usas el puerto 25, comprueba que esté habilitado para esa credencial.

553

Remitente no permitido

Cada credencial solo puede enviar con su propia dirección. En el dispositivo, pon como remitente la dirección del buzón conectado o la del buzón compartido que hayas verificado.

454

Hay que volver a conectar el buzón

Microsoft ha pedido un nuevo inicio de sesión, por ejemplo después de un cambio de contraseña. Abre el panel y vuelve a conectar el buzón: las credenciales de los dispositivos no cambian.

451

Límite alcanzado, inténtalo más tarde

Microsoft 365 o el límite de la credencial ha frenado los envíos durante unos minutos. Casi todos los dispositivos lo reintentan solos; si se repite, mira el registro para saber quién está enviando tanto.

552

Mensaje demasiado grande

El mensaje supera el límite del buzón, normalmente 35 MB. Baja la resolución o cambia el formato del escaneo, o divídelo en varios envíos.

550

Envío rechazado

Se ha agotado la cuota mensual, la suscripción no está activa o Microsoft 365 ha rechazado el remitente. El texto junto al código indica cuál de ellos: si no está claro, escríbenos.

¿El dispositivo no consigue conectarse al servidor? Comprueba que el firewall de la oficina deja salir el puerto elegido y que el dispositivo admite conexiones cifradas: algunos modelos muy antiguos necesitan una actualización de firmware.