SMTP-Einstellungen für jedes Gerät

Jedes Gerät benennt die Felder etwas anders, gefragt wird aber immer nach denselben Angaben. Legen Sie vorher im Dashboard Zugangsdaten für das Gerät an und halten Sie Benutzername und Passwort bereit: Das Passwort wird nur einmal angezeigt.

Diese Angaben tragen Sie ein

Feld	Wert
SMTP-Server (oder Postausgangsserver)	mail.smtp365.it
Port	587
Verschlüsselung	STARTTLS (manchmal als „TLS“ bezeichnet)
Authentifizierung	Ein (SMTP AUTH, „Server erfordert Authentifizierung“)
Benutzername	der Benutzername der Zugangsdaten, genau wie im Dashboard angezeigt
Passwort	das Passwort der Zugangsdaten
Absenderadresse	die für die Zugangsdaten autorisierte Adresse

smtp365 sendet aus dem Postfach bei Microsoft 365 über Microsoft Graph mit delegierten Berechtigungen. SPF, DKIM und DMARC müssen Sie nicht ändern.

Verwenden Sie nicht Benutzername und Passwort Ihres Kontos bei Microsoft 365: Das Gerät nutzt nur die Zugangsdaten, die Sie dafür angelegt haben.

Welcher Port

• 587 mit STARTTLS ist die empfohlene Wahl und setzt voraus, dass das Gerät STARTTLS unterstützt.
• 465 mit implizitem TLS (oft als „SSL“ oder „SSL/TLS“ bezeichnet) ist in Ordnung, wenn das Gerät nur diese Option bietet. Die Verbindung ist von Anfang an verschlüsselt.
• 25 kann bei manchen älteren Geräten erforderlich sein. Er ist nur auf Anfrage verfügbar und standardmäßig deaktiviert. Er muss im Dashboard sowohl für das Postfach als auch für die jeweiligen Zugangsdaten freigeschaltet sein. Viele Internetanbieter sperren ausgehenden Verkehr auf Port 25. Prüfen Sie also, ob es funktioniert, bevor Sie sich darauf verlassen.

Fragt das Gerät nur „SSL“ oder „TLS“ ab, ohne den Port zu nennen, gehört „SSL“ meist zu 465 und „TLS“ zu 587. Prüfen Sie immer das Handbuch des Modells: Ein einfacher SSL/TLS-Schalter kann den Modus anhand des Ports wählen.

Der Absender

Zugangsdaten dürfen nur mit ihrer eigenen Adresse senden: der Adresse des verbundenen Postfachs oder, falls eingerichtet, eines freigegebenen Postfachs, das mit einer Testnachricht bestätigt wurde. Nutzt das Gerät eine andere Absenderadresse, lehnt der Server die Nachricht ab.

Manche Geräte haben zwei getrennte Felder, etwa „Geräteadresse“ und „Anzeigename“. Der Anzeigename ist frei wählbar: Schreiben Sie zum Beispiel „Scanner 2. OG“, sehen die Empfänger genau das.

Gesendete Elemente

Standardmäßig erscheint jede Nachricht im Ordner „Gesendete Elemente“ des Postfachs. Für Geräte, die nur Benachrichtigungen senden (Alarmanlagen, NAS, Backups), können Sie das bei den Zugangsdaten abschalten, damit das Postfach übersichtlich bleibt.

Unternehmenssoftware, ERP und eigene Anwendungen

In Unternehmenssoftware heißen die E-Mail-Einstellungen meist etwa „E-Mail-Parameter“, „SMTP-Konfiguration“ oder „Versandkonto“. Tragen Sie dieselben Angaben wie in der Tabelle ein. Unterstützt das Programm mehrere Konten, legen Sie für jede Abteilung oder Funktion eigene Zugangsdaten an: Im Versandprotokoll sehen Sie dann auf einen Blick, wer was gesendet hat.

Test senden

Verwenden Sie die Testfunktion des Geräts, sofern verfügbar. Senden Sie andernfalls einen Scan oder eine Benachrichtigung an Ihre Adresse. Das Versandprotokoll im Dashboard zeigt, ob die Nachricht zum Versand angenommen wurde, sowie den Grund für protokollierte Fehler. Prüfen Sie auch den Empfang: Die Annahme garantiert keine Zustellung.