Impostazioni SMTP per qualsiasi dispositivo

I dati da inserire in stampanti, gestionali, allarmi e qualsiasi programma che invia email con server, porta, utente e password.

Ogni dispositivo chiama i campi in modo un po' diverso, ma chiede sempre le stesse cose. Prima di iniziare crea nel pannello una credenziale per il dispositivo: tieni a portata di mano utente e password, perché la password si vede una volta sola.

I dati da inserire

Campo	Valore
Server SMTP (o server di posta in uscita)	`mail.smtp365.it`
Porta	`587`
Connessione cifrata	STARTTLS (a volte indicata come "TLS")
Autenticazione	Attiva (SMTP AUTH, "il server richiede l'autenticazione")
Utente	l'utente della credenziale, così come compare nel pannello
Password	la password della credenziale
Indirizzo mittente	l'indirizzo della casella collegata

Non usare l'utente e la password del tuo account Microsoft 365: il dispositivo deve usare solo la credenziale creata per lui.

Quale porta scegliere

587 con STARTTLS è la scelta consigliata e funziona con quasi tutti i dispositivi recenti.
465 con TLS (spesso chiamato "SSL" o "SSL/TLS") va bene se il dispositivo propone solo questa opzione. La connessione è cifrata fin dall'inizio.
25 serve solo per dispositivi che non permettono di cambiare porta. È disattivata per default: la abiliti nel pannello per la casella e per la singola credenziale. Molti provider di connettività bloccano la porta 25 in uscita, quindi verificala prima di affidarti a lei.

Se il dispositivo chiede di scegliere tra "SSL" e "TLS" senza dire la porta, di solito "SSL" va con la 465 e "TLS" con la 587.

Il mittente

Ogni credenziale può inviare solo con il suo indirizzo: quello della casella collegata oppure, se l'hai configurato, quello di una casella condivisa verificata con un messaggio di prova. Se il dispositivo usa un altro indirizzo come mittente, il server rifiuta il messaggio.

Alcuni dispositivi hanno due campi distinti, per esempio "indirizzo del dispositivo" e "nome visualizzato". Il nome è libero: puoi scrivere "Scanner secondo piano" e i destinatari lo vedranno così.

Posta inviata

Per default ogni messaggio compare nella cartella Posta inviata della casella. Per i dispositivi che mandano solo notifiche (allarmi, NAS, backup) puoi disattivarlo dalla credenziale, così la casella resta pulita.

Gestionali, ERP e programmi su misura

Nei gestionali le impostazioni di posta si trovano di solito in voci come "Parametri email", "Configurazione SMTP" o "Account di invio". Inserisci gli stessi dati della tabella. Se il programma permette di scegliere tra più account, crea una credenziale diversa per ogni reparto o funzione: nel registro degli invii vedrai subito chi ha spedito cosa.

Prova l'invio

Quasi tutti i dispositivi hanno un pulsante per l'invio di prova. In alternativa, manda una scansione o una notifica al tuo indirizzo. Nel registro degli invii del pannello vedi in pochi secondi se il messaggio è partito e, in caso di errore, il motivo.

Se il dispositivo segnala un errore

Molti dispositivi mostrano il codice ricevuto dal server. Lo trovi anche nel registro degli invii del pannello, accanto al messaggio.

535

Credenziali non valide

Utente o password sbagliati, oppure la credenziale è stata disattivata. Ricopia utente e password dal pannello: se non hai più la password, generane una nuova. Se usi la porta 25, controlla che sia abilitata per quella credenziale.

553

Mittente diverso da quello consentito

Ogni credenziale può inviare solo con il suo indirizzo. Nel dispositivo imposta come mittente l'indirizzo della casella collegata, o quello della casella condivisa che hai verificato.

454

Casella da ricollegare

Microsoft ha chiesto un nuovo accesso, per esempio dopo un cambio password. Apri il pannello e ricollega la casella: le credenziali dei dispositivi restano le stesse.

451

Limite raggiunto, riprova più tardi

Microsoft 365 o il limite della credenziale ha frenato gli invii per qualche minuto. Quasi tutti i dispositivi riprovano da soli; se il problema si ripete, controlla nel registro chi sta inviando così tanto.

552

Messaggio troppo grande

Il messaggio supera il limite della casella, di solito 35 MB. Abbassa la risoluzione o il formato della scansione, oppure dividila in più invii.

550

Invio rifiutato

La quota mensile è esaurita, l'abbonamento non è attivo oppure Microsoft 365 ha rifiutato il mittente. Il testo che accompagna il codice dice quale dei casi: se non è chiaro, scrivici.

Il dispositivo non riesce proprio a collegarsi al server? Verifica che il firewall dell'ufficio lasci uscire la porta scelta e che il dispositivo supporti connessioni cifrate: alcuni modelli molto vecchi richiedono un aggiornamento del firmware.